Spelregels voor aanvraag optreden bewindspersonen
Factsheet | 23-02-2010 | Directie Communicatie
De juiste bewindspersoon
Nodig de juiste bewindspersoon uit. Een uitnodiging voor een bijeenkomst die gaat over een onderwerp dat niet in de portefeuille van de minister of staatssecretaris valt, maakt weinig kans.
Naar bovenIntroductie
'Wil de minister de openingsrede van het academisch jaar verzorgen?' 'We organiseren een congres over het nieuwe leren, kan de staatssecretaris een speech houden?' 'Onze nieuwe basisschool willen we feestelijk laten openen door de staatssecretaris, kan dat?' Een leuk idee, een bewindspersoon uitnodigen voor dit soort activiteiten, maar hoe moet dat eigenlijk?
De bewindspersonen van OCW ontvangen meer dan vierduizend uitnodigingen per jaar. Natuurlijk kunnen ze niet overal op ingaan; er moeten keuzes worden gemaakt. Om die keuzes goed te kunnen maken is het voor OCW belangrijk uw uitnodiging op de juiste manier te ontvangen. Dat wil zeggen: bij voorkeur door in een mailbericht aan OCW (via het mailadres onderaan deze pagina) zoveel mogelijk relevante gegevens over het programma, de aanwezigen en de mogelijke rol van de bewindspersoon te vermelden. Goed uitgewerkte uitnodigingen kunnen nu eenmaal beter en sneller worden beoordeeld dan vage voorstellen.
Let bij uw verzoek voor een uitnodiging vooral op onderstaande zaken:
- vermeld de naam van de bewindspersoon die u wilt uitnodigen;
- timing: wees op tijd met uw verzoek en geef de datum van optreden aan;
- geef een motivering voor uw verzoek;
- vermeld een contactpersoon van uw instelling.
Contactpersoon
Noem in uw verzoek een contactpersoon, met telefoonnummer en e-mailadres, die inhoudelijk op de hoogte is van uw uitnodiging. Vaak is er overleg noodzakelijk over het programma.
Timing
Een goede timing is belangrijk. Probeer uw verzoek circa drie maanden vóór de datum van uw bijeenkomst te versturen. Het duurt dan ongeveer drie weken voordat u antwoord krijgt, zodat u nog ruim op tijd weet of de bewindspersoon op uw uitnodiging ingaat. Meer dan een half jaar van tevoren een verzoek sturen hoeft niet. Aan de andere kant is een uitnodiging op het laatste moment vrijwel niet meer in de agenda in te passen.
Toezeggingen
Mocht de bewindspersoon positief op uw uitnodiging hebben gereageerd, houd er dan rekening mee dat een toezegging altijd 'onder voorbehoud' is. Dat wil zeggen: er kan nog iets tussen komen. De belangrijkste reden waarom een bewindspersoon, soms op het laatste moment, moet afzeggen is dat hij of zij naar de Tweede Kamer moet. De volksvertegenwoordiging gaat altijd voor. Om die reden maakt een uitnodiging voor dinsdagmiddag tussen 14.00 en 15.00 uur weinig kans; dan is er een vaak een 'vragenuurtje' in de Tweede Kamer waarvoor alle bewindslieden in principe beschikbaar moeten zijn. Op vrijdag is de minister altijd aanwezig bij de vergadering van de Ministerraad. Deze vergadering duurt in principe de hele dag. De staatssecretarissen zijn daar soms ook bij, afhankelijk van de onderwerpen op de agenda.
Motivering
Geef in uw uitnodiging een motivering. Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting of een bezoek? Voor wie is dit bezoek bedoeld (doelgroep)? Wat heeft u de laatste tijd bereikt of in gang gezet dat ook voor een bewindspersoon interessant is om te zien. Hoe kan de bewindspersoon een bijdrage leveren aan de voortgang van deze ontwikkelingen en op welke manier (toespraak, debat of anderszins). Als er achtergrondinformatie beschikbaar is, zoals een folder, stuur die dan in digitale vorm mee.
Uitnodigen
Als u een bewindspersoon wilt uitnodigen voor een bijeenkomt kunt u een e-mail sturen naar exo@minocw.nl.
Kunt u in de e-mail de volgende punten meenemen:
- naam bewindspersoon;
- datum, tijdstip en plaats bijeenkomst;
- motivering van uw verzoek;
- wat verwacht u van de bewindspersoon en zijn er andere sprekers uitgenodigd;
- is de bijeenkomst open of besloten;
- wie is de doelgroep van de bijeenkomst;
- contacpersoon van uw organisatie.
